Ein Event unter Corona-Bedingungen

Die Covid-19-Pandemie hat vieles durcheinandergewürfelt, auch die Planungen der Automobilhersteller was die Markteinführung neuer Modelle angeht. Bei Škoda gibt es 2020 zudem das 125-jährige Bestehen des tschechischen Unternehmens zu feiern. Daher war die Einführung des ersten elektrischen Skodas für den 12.5. in München geplant. An dem Datum galt noch auf unabsehbare Zeit das Verbot von Großveranstaltungen.

Für die Umsetzung des von Schachzug kreierten Events, war Pure Perfection im Boot. Die Agentur verfügt über lange Erfahrungen hinsichtlich Produktlaunches im Volkswagenkonzern auf den Marken Audi, Porsche und Volkswagen. Außerdem hat sie schon seit einigen Jahren Erfahrungen im Streamen von Live-Events sammeln können.

Erstmalig konnten Zuschauer ohne Zugangsbeschränkungen live an der Premiere teilnehmen. Über anwählbare 360-Grad-Kameras waren Blickpunkte und Bildausschnitte frei wählbar. Vor und nach dem Livestream gab es den virtuellen SKODA Pavillon, der auch jetzt noch entdeckt werden kann.

Am 1. September fand dann im Prager O2-universum der Hybrid-Event statt.

Wir - eventcompanies.de - interviewten Jan Rogozinski, einen der Gründer von Pure Perfection, kurz nach dem Event.

Wann traf der Kunde die Entscheidung den Event zu machen und hybrid durchzuführen?
Jan Rogozinski: Der Event war von Anfang an so geplant, dass er auch mit Streaming online verfügbar sein sollte. Ob der Live-Room schon so geplant war kann ich nicht sagen, das kam von der Marketing-Abteilung.

War der Event schon vor Corona geplant und wurde modifiziert oder ist es ein "Corona-Event"?
Jan Rogozinski: Ursprünglich war der Event für den 12.5. in München geplant, um einen Kontext zum 125jährigen Firmenjubiläum herzustellen. Anfänglich verlegten wir den Event in den Juni. Nachdem in Bayern dann Veranstaltungen bis 31. August verboten wurden, verschoben wir erneut auf den 01. September. Unser Kunde hatte das ehrgeizige Ziel den ersten LIVE-Event nach dem Veranstaltungsverbot (31.08.) durchzuführen. Dann wurden Veranstaltungen in Bayern bis Ende des Jahres nur unter Auflagen erlaubt. Hierzu stellten wir einen Antrag auf Genehmigung unserer Veranstaltung mit zugehörigem Hygienekonzept beim Kreisverwaltungsreferat der Landeshauptstadt München und bekamen die Auskunft, dass man selbst nicht wisse, ob und wann und unter welchen Bedingungen Veranstaltungen genehmigt werden können. Da wir an dieser Stelle keine Planungsgrundlage mehr hatten, entschieden wir uns die Destination zu wechseln. In Tschechien, dem Heimatland von Škoda, gibt es einheitliche Richtlinien für die Durchführungen von Veranstaltungen, und so begannen wir mit einer Neuplanung für das O2 universum in Prag.

Was waren die Herausforderungen?
Jan Rogozinski: Hier kann man erst einmal die taffe Timeline nennen, denn durch die Umplanung auf Prag wurde der Zeitplan sehr ehrgeizig. Dazu kamen ein Vorstandswechsel bei Škoda und die Werksferien beim Kunden, also eine Zeit in der Entscheidungen nur zeitverzögert getroffen werden konnten. Das machte das Projekt dann noch sportlicher.

Dazu kam eine neue Kreativagentur?
Jan Rogozinski: Bei so einem Veranstaltungsformat sind immer viele Parteien involviert, die koordiniert werden müssen. Škoda hatte sich für eine neue Kreationsagentur (Schachzug) entschieden. So waren wir noch nicht aufeinander eingespielt. Das passierte dann im laufenden Geschäft sehr schnell und bei dem engen Zeitplan mussten die Abstimmungen sitzen und sich jeder an die Deadlines halten.

Corona fordert auch die Locations heraus?
Jan Rogozinski: Die Location musste den aktuellen Vorschriften entsprechen. Der nötige Abstand musste gewährleistet werden können und die Tribünenkapazität ausreichen, dass wir auch ein Live-Publikum – natürlich mit Abstand - setzen konnten. Im O2 universum in Prag fanden wir eine Location, die ohne Covid-19-Umstände ausreichend Platz für 5.000 Personen auf drei Ebenen bietet und die wir nach den tschechischen Corona-Richtlinien mit maximal 500 Personen bespielen durften.

Wie war das mit den Genehmigungen und dem Hygienekonzept
Jan Rogozinski: Das Hygienekonzept ist aktuell das A und O, wenn man Live-Veranstaltungen überhaupt durchführen möchte. Hier gab es viele Abstimmungsrunden mit dem Kunden bis hoch zum Vorstand und auch mit den Behörden. Letztendlich haben wir uns entschieden alle involvierten Parteien einem zweistufigen Corona-Testverfahren zu unterziehen. Am Freitag und dem Montag vor der Veranstaltung wurden fast 400 Personen auf Covid-19 getestet. Im ersten Schritt waren das alle am Aufbau beteiligten Gewerke. Anschließend folgten alle Gewerke mit Gastkontakt wie Hostessen, Security, Show-Fahrer, Moderatoren oder Catering-Personal. Auch während des Auf- und Abbaus hatten wir innen für alle Gewerke Maskenpflicht angeordnet. Dazu kam noch, dass wir Andrej Babis , den Premierminister von Tschechien, zu Gast hatten. Da kamen dann noch das staatliche Protokoll und diverse Sicherheitschecks hinzu.

Pure Perfection hat schon länger Erfahrungen mit Hybridevents. Gab es hier Besonderheiten?
Jan Rogozinski: Meiner Meinung nach macht es generell Sinn Live-Events, an denen öffentliches Interesse bestehen könnte, auch medial zu vermarkten. Ich war schon immer ein Fan davon, die Reichweite von Live-Events zu erweitern. Škoda hat mit dem virtuellen Raum den reinen Stream des Events noch erweitert und so die Verweildauer und den Kontakt zur Marke noch intensiviert.

Wie hat sich back to live angefühlt?
Jan Rogozinski: Es war für alle vor Ort Beteiligten etwas ganz Besonderes: Einerseits, nach gut einem halben Jahr Stillstand, mal wieder ein Großevent und auf der anderen Seite die Bestätigung, dass trotz Corona Live-Events möglich und umsetzbar sind. Eine weitere Besonderheit war, dass gefühlt fast die gesamte Event-Branche den Livestream verfolgt hat, und wir deshalb nochmal aufgeregter waren, ob alles glatt geht. Und klar, es ist großartig, wieder Adrenalin zu spüren und zu zittern, ob alles läuft.

Was ist in der Pipeline?
Jan Rogozinski: Nach der Weltpremiere haben wir gerade schon wieder zwei Fahrveranstaltungen laufen. Tatsächlich fahren wir aber schon seit Juni langsam wieder hoch und sind mit 70% unserer Kollegen im „Normalmodus“. In der Pipeline sind außerdem noch eine Managementkonferenz, bei der wir hoffen, dass sie unter den aktuellen Umständen stattfinden kann; zwei nach Deutschland um geroutete Incentive-Reisen und zwei weitere Fahrveranstaltungen. Dann möchten wir das Jahr 2020 aber auch abhaken und mit unserer kompletten Mannschaft nach vorne schauen. Denn für 2021 sind wir immerhin schon mit 25 Projekten beauftragt.

Was ist Dein persönliches Fazit?
Jan Rogozinski: Live-Events sind auch unter Covid-19-Bedingungen durchaus möglich. Der Föderalismus in Deutschland macht aber eine einheitliche Planung schwierig. Außerdem braucht unsere Branche Planungssicherheit. Das bedeutet, es muss ein verbindlicher und eindeutiger Regelkatalog für Events her.
Es ist auch wichtig, den Teilnehmern Sicherheit zu vermitteln. Das heißt, sie müssen vorab informiert werden, welche Hygienemaßnahmen für eine Veranstaltung geplant sind und wie viele Teilnehmer erwartet werden. Dann können sie sich bewusst für oder gegen eine Teilnahme an dem Event entscheiden. Wenn man dann auch noch die Möglichkeit hat die Veranstaltung digital zu verfolgen, gibt man den Gästen die vollumfängliche Wahlmöglichkeit und zeigt als organisierendes Unternehmen, dass man sich seiner Verantwortung bewusst ist.

Danke fürs Interview.

Autor und Interview: Stephan Schäfer-Mehdi für eventcompanies.de

Abbildung: Pure Perfection GmbH