Foto: Pixabay.com, © Pexels, CC0 1.0Selbst bei der besten Vorbereitung können unvorhergesehene Ereignisse oder Missgeschicke einem Eventplaner gehörig den Schweiß auf die Stirn treiben. Ein guter Organisator zeichnet sich jedoch dadurch aus, sich in solchen Situationen nicht aus der Ruhe bringen zu lassen und einen Plan B bereit zu halten.

Krisenmanagement ist unabdingbar

Heute verbreiten sich schlechte Nachrichten oder Infos über ein missglücktes Event schnell über die sozialen Netzwerke. Unter Umständen drohen massive Shitstorms, wie der Fall des missglückten Fyre-Festivals zeigte. Enttäuschte Besucher machten ihrem Ärger im Internet Luft - die Veranstaltung endete für die Verantwortlichen am Ende in einem Desaster.  

Tipps fürs Krisenmanagement

Die meisten Stolpersteine gehören zu den alltäglichen Herausforderungen. Es gilt Ruhe zu bewahren, zügig zu reagieren und geeignete, lösungsorientierte Maßnahmen in die Wege zu leiten. Regelmäßige Weiterbildungen sorgen für qualifizierte Fachkräfte, die im Ernstfall wissen, was zu tun ist.

Ein gebuchter Künstler fällt aus
Ob Fehlbuchung oder kurzfristige Absage, in diesem Fall droht eine Lücke im Programm. Einige Besucher sind vielleicht genau wegen dieses Künstlers vor Ort und sehr enttäuscht, wenn sie ihren Star nicht zu sehen bekommen. Hier ist die Flucht nach vorn oft die beste Lösung: So wissen die Gäste, dass der Grund nicht beim Veranstalter liegt. Profis haben in solchen Fällen zudem immer ein Netzwerk an lokalen Künstlern, die unter Umständen auch kurzfristig einspringen können. Somit ist zumindest für Ersatz gesorgt.

Foto: Pixabay.com, © RyanMcGuire, CC0 1.0Probleme mit dem Catering
Das Catering wurde zu knapp kalkuliert oder eine bestimmte Speise ist verdorben - ganz typische Komplikationen. Auch hier hilft in der Regel ein gutes Netzwerk mit alternativen Anbietern, die kurzfristig Ware nachliefern können.

Verdorbene Speisen sind schon kritischer und können in einer Lebensmittelvergiftung enden. Schnelles Handeln ist dann unabdingbar. Zunächst sollte die genaue Ursache lokalisiert und aus dem Angebot entfernt werden. Gegebenenfalls sind weitere Schritte einzuleiten, etwa die Organisation medizinischer Hilfe.
    
Kleine und große Missgeschicke
Selbst geübtes Servicepersonal kann im Trubel ins Stolpern geraten und Getränke verschütten. Hier gilt es, Scherben schnellstens zu entfernen und die betroffenen Besucher zu betreuen. Haben Kleidungsstücke etwas abbekommen, sollte sich der Veranstalter freundlich um Schadensbegrenzung kümmern. Wichtig ist, dass das verantwortliche Personal auch zu solchen einfachen Themen geschult ist und weiß, wie ein Fleck entfernt werden kann. Alternativ kann angeboten werden, die Reinigungskosten des Kleidungsstücks zu übernehmen.  

Technische Probleme
Schlechte Beleuchtung, piepsende Mikrofone oder Kabelsalat wirken inkompetent und schaden dem Image des Veranstalters. Leider kommt ein Soundcheck oft zu kurz, es fehlen notwendige Kabel oder die Elektrik spinnt. Ursachen sind meist eine unzureichende Vorbereitung oder unprofessionelles Auftreten. Gerade bei technischen Dingen sollte ausreichend Equipment als doppelter Boden eingeplant werden. Professionelle Techniker können ein Problem schnell lokalisieren und zeitnah beheben. Gegebenenfalls sollte mit einer kurzfristigen Programmänderung auf einen längeren Ausfall reagiert werden.

Gute Vorbereitung ist alles

Um schnell auf Krisen reagieren zu können, sollten im Vorfeld eines Events folgende Maßnahmen getroffen werden:

-    Definierung potentieller Krisen
-    Definierung von Zuständigkeiten und Entscheidungsträgern
-    Etablierung klarer Kommunikationsstrukturen

Autor: Anna Sophie Sielert